店舗ミーティングが長い原因｜意義のあるミーティングを開催しよう

こんにちは。みいです。

貴重な時間をさいて開店前や閉店後におこなわれる「店舗ミーティング」は意義のあるものにしたいですよね。この「店舗ミーティング」は同じ内容でも店舗によって「時間や準備の差」が生まれます。これから「有意義なミーティング」にするためにミーティングを見直してみませんか？

コンパクトな会話を好むベテラン店長の場合は「ディスカッション形式のスムーズなミーティング」になりますが、話が長い店長の場合は、肝心な共有がされることなくミーティングの後にさらにミーティングを個別でおこなったりと非効率なのです。

店舗のミーティングは主に各担当者から「先月の実績と今月の目標の発信」「イベントやキャンペーンの計画」「直近でおこったクレームや対応方法」「勉強会」など、いろいろなことを共有しなければならないので「コンパクトで簡単に共有する話術」と「目で見てすぐに分かる資料」が必要になる場合があります。

売れる販売員はミーティングの準備はしますが「ミーティング前のすり合わせ」をまめにおこなっているので、大がかりな資料の作成はほとんどしません。そのかわりに「適材適所で他のスタッフに協力」していただき、チームで手分けをして大事なことを共有しているのです。

ミーティングは雑談の場ではありません。お客様のために今できる最良の方法を話し合う場所です。長いミーティングは相手を疲労させ時間を奪うばかりですよ。

有意義なミーティングの仕方

計画がブレないようにする

店舗で対策が必要な項目はたくさんあります。どんなにパワーバランスの高いチームでも強みと弱みがあり、改善することでお客様から大きな満足を得られるのです。

計画はあれこれと「やりたいこと」を優先してしまうと、施策に対して内容がブレてしまうことがあります。これでは本末転倒。結果がでても正しい検証が得られません。

計画のブレは「計画の初歩段階」からおこっていることが多いので、ミーティング前の擦り合わせの段階で、チーム内で同じ目線で話し合えているかを確認してみてください。

目線合わせするだけで「大幅な時間削減」になりますし、ミーティング内容の精度も大きく変わりますよ！

新しいアイデアは取り入れる

お客様にとって「なにが有益なものか」を考え、成果がでそうな予感やおもしろさがあったら、積極的に取り入れましょう。

イベントやキャンペーンに合わせて「毎回同じこと」をしていても、お客様も販売員もその計画に慣れてしまい「そこそこの成果」しかだせなくなってしまいます。

新しいアイデアは「新鮮な気持ち」で取り組め「お客様に喜んでいただくためにどうするか？」をスタッフ自身で考えさせ行動させることにつながります。

また、新しいアイデアが採用されると「スタッフのモチベーションの向上」や「周りのスタッフの刺激」にもなるので、ブラッシュアップしながら、まずは取り組んでみましょう。

準備に時間をかけすぎない

ミーティングの際に分かりやすい資料は必要ですが「論文のような文章」を作成するのは非効率です。

親切に作成したと思っているのは作成した本人だけで、ミーティング中に読み合わせをしても、大事なことは頭に入らず計画が浸透しないのです。

また、ミーティング前のミーティングを頻繁におこないたい人もいます。その時間は営業中なら「お客様の時間」を、営業時間外なら「スタッフの時間」を奪っていることになります。

「限られた時間で最大のパフォーマンス」ができるように計画することで付帯業務のスピードが上がったり、見やすくて分かりやすい資料ができるようになります「時間は有限」ということを意識しましょう。

例え話は短く分かりやすく

分かりやすく話をしようと「例え話」をすることは良くありますが、その「例え話」が長かったり分かりにくかったりすると、本題から逸れてしまい「結局なにが言いたいのか分からない」状態になります。

一度それた話は元に戻すのが難しく、同じ議題で30分以上時間を費やしてしまい、他のスタッフの共有時間がなくなってしまうこともあるのです。

「例え話」は話が膨らみやすく、相手がイメージしやすくなるので適所で使うのは効果があります。

上手く表現できない場合は、上手に例えるスタッフに「コツ」を聞いたり「マネ」をしてみてください。話す練習をすると会話は上達するものですよ。

同じことを何度も言わない

大事なことだと何度も繰り返し言われると「またか」と同じことばかりの会話に飽きてしまい重要な話を聞いてもらえなくなってしまいます。

人は同じことをたいてい2回言われれば理解できます。もし2回聞いても理解できなければ個別で共有してもらえば良いのです。

同じことを何度も言う人は「一方的に会話をしている」ことが多く、視野広く相手の顔を見ていません。これは相手のことを考えて話ができていないということなのです。

まずは相手のことを考えた会話をするように心がけましょう。そして全体を見ながら理解できていなそうなスタッフがいたら、話を止めて確認をするようにしてみてください。

必要以上に叱らない

ミーティングのときに、理解するのに時間がかかったり、上手く話せなかったりする人はいるものです。そのときは「それもその人の個性」と受け止め、必要以上のお叱りをするのはやめましょう。

ミーティング中に理解しているか確認することは大事ですが、そこで「お叱り」がはじまると「スタッフのモチベーションが下がる」のと「本人の苦手意識」が強くなり逆効果なのです。

同じペースで話が進まなくてイライラする場面はたくさんありますが、イライラしている時間の方がもったいないのです。

教育係としてミーティングが苦手なスタッフを叱って育てることもありますが、叱る前にそのスタッフの気持ちや立場になって考えてみてください。もしかしたら叱りすぎで萎縮しているだけかもかしれませんよ。

ミーティングが完璧に行えても、お客様にとっての最良の計画が実施されなければ意味がありません。

ムリ／ムダと思えるミーティングから卒業し、1分でも長く店頭でお客様をお迎えする体制を作りましょう。その心構えこそお客様満足に繋がるのです。これからは有意義なミーティングがおこなえるようにしましょう。